Möte 2019-06-19

Medborgarförslaget innehåller önskemål om brygga med hoppställning mitt i sjön, stänger att hålla sig i utmed bryggorna, utjämning av marken vid bryggorna samt simskola. Förvaltningen föreslår att nämnden tillstyrker stänger på bryggorna samt förbättring av tillgängligheten till bryggorna i samband med att arbetet med en dagvattenanläggning vid badet genomförs. Förvaltningen menar att en hoppställning inte är möjlig eftersom sjön är för grund, och föreslår att en brygga ute i sjön inte prioriteras. Simskola planeras av en förening i sommar.

Medborgarförslaget innehåller önskemål om en ny strand på den bortre delen av Långsjöbadet, eventuellt för hundbad. Förvaltningen anser att det är en bra idé att få mer spridning på badgästerna, men föreslår att en av de tre befintliga bryggorna flyttas dit, vilket är en lägre kostnad än att anlägga en ny sandstrand. Hundbad är inte lämpligt på platsen, då hundar inte är tillåtna på strandbad under sommaren.

Förvaltningen har sett över den nuvarande tillämpningen av delegationsordningen och konstaterar att det finns behov av att den förtydligas. Förvaltningen har därför gjort en genomgripande översyn. Översynen har visat att det i nuvarande delegationsordning finns en blandning av delegationsbeslut och verkställighet. Ärendegrupper som faller under ren verkställighet har i förslaget till ny delegationsordning tagits bort och delegationsbeslutens formuleringar har setts över och förenklats språkligt. Anpassningar har också gjorts utifrån förvaltningsorganisationens uppbyggnad.

Förvaltningen föreslår att stadsdelsnämnden godkänner förslag till delegationsordning. Förvaltningen föreslår också att stadsdelsnämnden uppdrar åt förvaltningen att vid behov göra uppdateringar och ändringar i delegationsordningen av redaktionell karaktär.

Revisionskontorets årsrapport 2018 för Älvsjö stadsdelsnämnd visar att verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi i allt väsentligt är tillfredsställande, att den interna kontrollen är tillräcklig, att bokslut och räkenskaper är rättvisande samt att revisionens rekommendationer från tidigare års granskningar har beaktats.



Förvaltningen delar revisionskontorets bedömningar i rapporten och arbetar med de utvecklingsområden som revisionen anger.

Bakgrund

Den kommunala revisionen är kommunfullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Revisorerna för Älvsjö stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under 2018. Årsrapporten ska besvaras senast den 28 juni 2019.

Revisorernas årsrapport bifogas ärendet (bilaga 1).











Ärendets beredning

Ärendet har beretts inom avdelningen för ekonomi och intern service i samråd med övriga avdelningar. Ärendet behandlas i förvaltningsgruppen 13 juni 2019.

Ärendet

I årsrapporten redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av Älvsjös stadsdelsnämnd för 2018. Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden.



Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Intern kontroll

Bokslut och räkenskaper

Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi

Sammantaget bedöms att Älvsjö stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksam-hetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfullmäktiges mål.



Ekonomiskt resultat

Nämndens utfall efter resultatöverföringar avviker med 1,6 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen varit tillräcklig.



Verksamhetsmässigt resultat

Nämndens resultat för 2018 bedöms i huvudsak vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt.



Revisionskontoret delar nämndens bedömning i verksamhetsberättelsen att alla kommunfullmäktiges verksamhetsmål, utom sex som delvis uppfylls, har uppnåtts. Revisionskontorets granskning visar att det finns grunder för nämndens målbedömning. Det noteras att underlaget för bedömning av måluppfyllelse är tunt för en del verksamhetsmål då antalet mätbara indikatorer och/eller aktiviteter är få. Det gäller däremot inte för de mål som har störst bäring på nämndens kärnverksamhet.



Verksamhetsmålet ”Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet” har försämrats i jämförelse med tidigare år, verksamhetsmålet uppnås delvis. Verksamhetsmålet mäts till stor del genom brukarundersökningar. Utvecklingsområden för nämnden gäller exempelvis måltidssituationer och de äldres upplevelse av möjligheten att påverka hur hjälpen utförs.



Vidare har även utfallen för årsmålen avseende verksamhetsmålet ”Stockholm är en stad med högt bostadsbyggande där alla kan bo” försämrats, verksamhetsmålet uppnås delvis. Utfallet beror till stor del på att färdigställandet av planerade bostäder med särskild service har försenats.



Årsmålen för verksamhetsmålen ”Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar” och ”Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering” har förbättrats och verksamhetsmålen har gått från delvis uppfyllt 2017 till helt uppfyllt 2018.



Det noteras att verksamhetsmålet ”Stockholms stad är en bra arbets-givare med goda arbetsvillkor” uppnås delvis och att det även gäller sett ur ett flerårigt perspektiv.



Revisionskontoret har genomfört en granskning gällande utredning och uppföljning av familjehem och jourhem. Den sammantagna bedömningen är att nämndens utredning och uppföljning av familjehem och jourhem inte i tillräcklig utsträckning motsvarar de krav som följer enligt socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och stadens riktlinjer. Delar som behöver utvecklas gäller bland annat dokumentation, vård- och genomförandeplaner samt uppföljning.



Nämnden rekommenderas att:



se över och utveckla rutiner och arbetssätt för att säkerställa att utredning av familjehem och jourhem genomförs och dokumenteras enligt gällande regelverk,

säkerställa att vårdplaner och genomförandeplaner upprättas i samtliga ärenden,

säkerställa att vården i familjehem och jourhem följs upp genom besök och samtal i tillräcklig omfattning i enlighet med gällande regelverk.



Intern kontroll

Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten har varit tillräcklig. Arbetet med den interna kontrollen är i huvudsak integrerat i organisation, system och det löpande arbetet. Det är av vikt att det utvecklingsarbete gällande arbetet med intern kontroll som har pågått under 2018 fortsätter.





Nämndens system för intern kontroll är aktuellt och upprättat i enlighet med Stockholms stads anvisningar. Arbetet med den interna kontrollen är i huvudsak integrerat i organisation, system och det löpande arbetet. Ett utvecklingsarbete har pågått under 2018. Nämnden har en årlig riskbedömning som fångar upp väsentliga risker och hur de ska hanteras. Utifrån riskbedömningen har en plan för intern kontroll upprättats. Under 2018 har nämnden genomfört åtgärder och riskbedömningen inför 2019 har dokumenterats även på enhetsnivå. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet. Kontroller enligt den interna kontrollplanen har genomförts under året. De avvikelser som påträffats har dokumenterats och åtgärder har föreslagits.



Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi och verksamhet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter.



Årets uppföljningar har identifierat ekonomiska utmaningar inom individ- och familjeomsorgens verksamheter för barn och unga. Under 2018 har flera organisationsförändringar genomförts inom individ- och familjeomsorgen, i syfte att uppnå mer effektiva arbetsprocesser. Gällande enheten barn och familj är samtliga tjänster nu tillsatta med ordinarie personal och placeringskostnaderna följs enligt uppgift kontinuerligt.



Övriga granskningar som har genomförts av nämndens interna kontroll har omfattat behörigheter i stadens ekonomisystem Agresso, momshantering, löneprocessen och utbetalningsrutiner för ekonomiskt bistånd. Den interna kontrollen i granskade rutiner bedöms vara tillräcklig. I syfte att stärka den interna kontrollen rekommenderas nämnden att följa upp hanteringen av ingående moms i affärssystemet.



Granskning av intäktsprocessen för barn- och äldreomsorgsavgifter och bostadshyror samt inköpsprocessen visar på vissa utvecklingsområden.



Intäktsprocessen

En granskning har genomförts i syfte att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende intäktsprocessen för barnomsorgs-avgifter, äldreomsorgsavgifter och bostadshyror. Den samman-fattande bedömningen är att den interna kontrollen i granskad rutin inte är helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig bland annat på att det saknas kontroller som säkerställer att alla utförda tjänster har fakturerats samt att det inte framgår av nämndens delegations-ordning vem som är behörig att besluta om makulering av fakturor. Nämnden rekommenderas införa kontroller som säkerställer att samtliga tjänster har fakturerats, förbättra dokumentationen av avvikelser samt komplettera delegationsordningen med vem som är behörig att besluta om makulering av fakturor.



Inköpsprocessen

En granskning har genomförts i syfte att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig avseende inköpsprocessen. Den samman-fattande bedömningen är att den interna kontrollen i granskad rutin inte är helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig främst på det saknas rutiner för löpande uppföljning och kontroll av upplagda attestbehörigheter. Vid granskningstillfället hade aktuell attest-förteckning inte aktualiserats för nämnden, vilket enligt uppgift nu ska ha åtgärdats. Nämnden rekommenderas införa löpande uppföljning och kontroll av upplagda attestbehörigheter.



Bokslut och räkenskaper

Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

Uppföljning av tidigare års granskningar

Av de granskningar som följts upp under 2018 har nämnden i huvudsak beaktat revisionens rekommendationer.



Förvaltningens synpunkter och förslag

Förvaltningen delar i huvudsak Stadsrevisionens bedömningar i rapporten. Förvaltningen arbetar med de utvecklingsområden som revisionen identifierar i årsrapporten.



Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet

Förvaltningen arbetar med måltiden och måltidssituationen för att maten ska vara god och näringsrik och måltidssituationen lugn och trevlig. Solberga vård –och omsorgsboende har arbetat intensivt tillsammans med dietist och kostombuden för att förbättra måltidssituationen ytterligare, bland annat genom måltidsobservationer.



För att öka kvaliteten och tryggheten arbetar Solberga vård- och omsorgsboende med flera kvalitetshöjande insatser. Kvalitetsråd är ett exempel där syftet är att identifiera riskfaktorer och lära av fel och brister samt arbeta med förbättringar.



Beställarenheten bjuder årligen in utförare oavsett regiform till ett dialogmöte i syfte att utveckla samverkan för en äldreomsorg av god kvalitet.



Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor

Förvaltningen har vidtagit flera åtgärder för att förbättra arbetssituationen och minska sjukfrånvaron för medarbetare och chefer genom bland annat:



flera kompetensutvecklingsinsatser för att möta förändrade krav i uppdragen och utveckla kvaliteten i verksamheten,

strukturerat arbete för en förbättrad arbetssituation inom socialtjänsten med flera åtgärder,

förstärkt organisation med inrättande av fler chefer,

fler medarbetare har fått heltid och trygga anställningar,

arbete med förutsättningar för närvarande ledarskap har genomförts,

kunskapen om lika rättigheter och möjligheter på arbetet har ökat,

i samarbetet med företagshälsovården har insatser för att förebygga ohälsa och främja en god arbetsmiljö ökat.



Dessa åtgärder har inte lett till att förvaltningen nått målen för året avseende medarbetarenkätens index och inte heller för den längre sjukfrånvaron, men insatserna leder till utveckling och förbättringar och kan bidra till måluppfyllelse på sikt.



Utredning och uppföljning av familjehem och jourhem

Utifrån revisionen och dess rekommendationer har följande åtgärder vidtagits.



Samtliga av enhetens rutiner har reviderats och ett arbete pågår med att upprätta och utveckla rutiner som rör verksamhetens alla delar.



Speciella dagar finns inplanerade flera gånger per termin för arbete med avtal, vårdplaner och genomförandeplaner.



Ett beslut har fattats att samtliga journalanteckningar ska genomföras senast fem arbetsdagar efter att något inträffat i ett ärende. Hinner handläggare inte föra journal inom avsedd tid ska detta rapporteras till biträdande enhetschef.  



Biträdande enhetschefer gör stickprov i ärenden för att kontrollera att vården följs upp som den ska.



Enheten har rekryterat nya medarbetare på flera olika positioner för att få in en kompetens kring uppföljning och struktur.



Samtliga handläggare har gått och ska gå obligatoriska utbildningar vad gäller dokumentation och handläggning inom socialtjänsten.



Enheten har infört obligatoriska metoddagar som även det avser dokumentation och handläggning inom socialtjänsten.



Avdelningschef för socialtjänsten och enhetschef för enheten för barn och familj har undertecknat en utvecklingsplan utifrån identifierade utvecklingsområden. Utvecklingsområdena är bland annat att utveckla ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete, så som att ta fram, alternativt revidera, rutiner som omfattar enhetens samtliga aktiviteter samt att säkerställa att journalföringen uppfyller ställda krav enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd.



Intäktsprocessen

Förvaltningen har kompletterat delegationsordningen med vem som är behörig att besluta om makulering av fakturor.



Inköpsprocessen

Förvaltningen följer rekommendationen och uppdaterar attestbehörigheter vid förändring av attesträtten. Attestförteckningen aktualiserades i juli 2018.



Momshantering

En ny rutin för momshantering har utvecklats under året vilket innebär att hanteringen av ingående moms i affärssystemet följs upp tre gånger om året.



Bilagor

Årsrapport 2018

Revisionsberättelse 2018

Förvaltningen ser positivt på det föreslagna digitaliseringsprogrammet och ställer sig i huvudsak bakom förslaget. Det är viktigt att Stadsledningskontoret fortsätter samordna prioriterade utvecklingsinsatser för att öka den digitala mognaden på alla nivåer i organisationen och fortsätter finansiera projekt från Stockholm Smart stad. Kommande nya system ska vara kompatibla och kan samköras med befintliga system och verktyg.

Förvaltningen föreslår att nämnden godkänner tjänsteutlåtandet som svar på kommunstyrelsens remiss.

Kommunstyrelsen har remitterat motionen ”Framtagande av markanvisningspolicy för vård- och omsorgsboenden” för synpunkter. Förvaltningen anser att motionärerna lyfter viktiga samordningsfrågor och ställer sig därmed positiv till förslaget om framtagande av en markanvisningspolicy avseende vård- och omsorgsboenden i staden.

Kommunstyrelsen har remitterat en motion om att Stockholms stad ska stimulera byggandet av seniorbostäder genom att halvera tomträttsavgälden och att den lägre gälden ska komma hyresgästen till del genom lägre hyra. Förvaltningen delar motionärernas ambition att hålla kostnaderna nere för nyproducerade seniorbostäder. Förvaltningen har dock inte den expertkunskap som krävs för att ta ställning till och analysera de eventuella effekter som förslaget har på framtida hyresnivåer.

Förvaltningen ställer sig positiv till förslag om policy för sociala medier i Stockholms stad. Förvaltningen anser att det är viktigt med ett gemensamt och styrande dokument som beskriver hur stadens verksamheter enhetligt arbetar med sociala medier. Förvaltningen ser också positivt på att konton i sociala medier kopplas till verksamhetens uppdrag.

Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar upp till 20 år som är folkbokförda i kommunen och som har fullgjort sin skolplikt men inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskolan, gymnasiesärskolan eller motsvarande utbildning. Arbetsmarknadsförvaltningen och utbildningsförvaltningen har i samverkan utarbetat en ny reviderad version av handlingsplanen där innehållet har anpassats till ny lagstiftning och nya arbetssätt. Enligt Skolverkets allmänna råd för kommunernas aktivitetsansvar bör det finnas en strukturerad handlingsplan för arbetet. Målsättningen för arbetet är att få ungdomar som inte har påbörjat eller fullföljt en gymnasieutbildning att göra det. Förvaltningen ställer sig positiv till förslaget och revideringen av handlingsplanen. Förvaltningen har ett par förslag på ändringar, bland annat att tydliggöra samverkan när det gäller det uppsökande arbetet mellan berörda aktörer.

Kommunstyrelsen har remitterat ärendet om utvärdering av insatsen prova-på-studier inom ekonomiskt bistånd för synpunkter. Insatsen har funnits inom Stockholms stad sedan juni 2016 och har efter en tvåårsperiod utvärderats. Förvaltningen ställer sig positiv till att möjligheten till insatsen prova-på-studier tas bort, eftersom studiestartsstödet anses uppfylla behov av studiefinansiering för målgruppen.