Möte 2023-01-31

Verksamhetsplan för Servicenämnden anger inriktningen för nämndens verksamhet under år 2023. Verksamhetsplanen utgår från kommunfullmäktiges budget för 2023 och nämnden har formulerat nämndmål till de tre inriktningsmålen,

1. Ett Stockholm som håller samman med en stark och jämlik välfärd i hela staden
2. Ett grönt och fossilfritt Stockholm som leder en rättvis klimatomställning
3. Ett Stockholm med en stabil och hållbar ekonomi med utbildning, jobb och bostäder för alla

Förvaltningen kommer under året, utöver ordinarie kärnverksamheter och uppdrag, att fokusera på att utveckla verksamhetens kundfokus, kundnöjdhet och en kvalitativ och jämn service. En del i förstärkt kundfokus är utveckling av förvaltningens e-tjänster och kunskapsbaser i förvaltningens ärendehanteringssystem. Syftet är att förbättra det interna handläggarstödet samt erbjuda effektiv hjälp till självhjälp för kunderna.

I kommunfullmäktiges budget 2022 har servicenämnden fått i uppdrag att genom effektivisering erbjuda nuvarande obligatoriska tjänster med en prissänkning om motsvarande en procent. Förvaltningen har arbetat fram ett förslag på förändringar i prislistan 2023 som biläggs detta ärenden. Förslaget har processats med processägare inom stadsledningskontoret och justerats så att samsyn råder kring planerade prisförändringar. Under 2022 genomfördes ett projekt för revidering av prismodell inom verksamhetsområde Ekonomi. Projektet resulterade i bland annat en ny prismodell med ett fast pris per tjänsteområde vilken har använts som beräkningsgrund för berörda delar i prislista 2023.

Serviceförvaltningen kommer i samarbete med processägarna och i enlighet med kvalitetsprogrammets intentioner, inleda arbetet med peka ut riktning, ambitionsnivå samt strategiska fokusområden för servicenämndens fortsatta utveckling av tjänsteutbud till stadens förvaltningar och bolag. Arbetet kommer utgå från serviceförvaltningens bedömning av identifierade utmaningar, sårbarheter och behov inom kommunkoncernens administrativa funktioner. Serviceförvaltningen kommer föreslå möjliga åtgärder till utveckling i syfte att frigöra resurser för kärnverksamheterna inom förvaltningar och bolag.

Förvaltningen kommer från den 1 januari ta emot införandeprojektet av stadens kontaktcenterplattform (KCP) i förvaltning. Första delen av 2023 kommer fokus vara att etablera förvaltningsuppdraget och organisering enligt objektstyrningsmetodiken pm3.

Under första halvåret kommer utveckling av prismodell, uppdragsbeskrivning och styr- och samverkansmodell inom verksamhetsområde Kontaktcenter att genomföras. Arbetet kommer ske i nära samarbete med processägare inom stadsledningskontoret.

Serviceförvaltningen har från 2023 fått ett nytt uppdrag i att samordna kommunkoncernens arbete med beredskapslager. Uppdraget innebär att överta etablerad drift av omsättningslager för visst medicinskt skydds- och förbrukningsmateriel samt att utreda och påbörja etablering av ett centralt omsättningslager för vissa livsmedel och vissa förbrukningsvaror i syfte att höja stadens beredskapsförmåga. Det nya uppdraget kräver nära samarbete med stadsledningskontoret och övriga berörda förvaltningar samt utredning av organisering och finansiella förutsättningar för serviceförvaltningen.

Ledarskapet ska präglas av de kompetenser som beskrivs i stadens chefsprofil. En långsiktig plan för utvecklingsinsatser för att stärka cheferna i bland annat tillitsbaserat ledarskap påbörjas under året. Vidare kommer en omfattande insats för att stärka medarbetarnas digitala mognad, för att möta ökade och förändrade krav på digital kompetens att intensifieras under året.

Förvaltningen är stadens kompetenscenter som både har en stor bredd i tjänsteutbudet men även ett djup vad det avser särskilda kompetensområden. För att ge kvalificerad service, i rätt tid och utifrån kundernas behov, har förvaltningen en ständig utmaning med att dimensionera antalet anställda utifrån kundernas efterfrågan samt fluktuerade volymer som påverkan bemanningen. Förvaltningen konstaterar också att rekryteringsmöjligheterna inom vissa kompetensområden är begränsade, en situation som väntas fortgå under 2023. Dimensioneringen är särskilt utmanande för verksamhetsområde lokalplanering, rekrytering och upphandlingsstöd som helt verkar på konkurrensutsatt marknad med frivilliga tjänster.

Serviceförvaltningen tecknar serviceavtal med alla uppdragsgivande förvaltningar och bolag. Serviceavtalen, ledtiderna och gränssnitten beskriver de avtalade tjänsterna, parternas åtaganden och vad respektive part ansvarar för samt villkor.

Beslut om principiella förändringar i serviceavtalets innehåll beslutas av servicenämnden. För perioden 2023-2026 ska nya serviceavtal tecknas och det finns ett behov att förändra och förtydliga parternas åtagande för

• hur hantering vid begäran om utlämnande av allmän handling som inkommer till serviceförvaltningen ska ske
• de delegationer som andra nämnder behöver fatta beslut om för att serviceförvaltningen ska kunna utföra de tjänster som kommunfullmäktige fattat beslut om och uppdragsbeskrivning som strategiska rådet fastställt
• den personuppgiftsbehandling som sker för andra nämnders och bolags räkning.

Kommunstyrelsen har begärt yttrande från servicenämnden angående EU-kommissionens förslag till förordning om förpackningar och förpackningsavfall.

Serviceförvaltningen är positiv till förslaget och bedömer att det kommer bidra till att EU:s hållbarhets- och klimatmål kan nås.

Förslaget är ett viktigt steg mot en Europaomfattande cirkulär ekonomi, hjälper till att spara naturresurser, bidar till att utveckla klimatneutralitet till 2050 och att avstanna förlusten av biologisk mångfald.

Genom att ett gemensamt regelverk sätts inom EU, kommer möjligheten att kunna ställa krav på förpackningar i upphandling att öka. Serviceförvaltningen bedömer att denna möjlighet är ett viktigt verktyg för att nå målsättningarna inom EU:s hållbarhets- och klimatarbete.

På servicenämndens sammanträde den 20:e december 2022 fattades beslut om sammanträdestider för servicenämnden 2023.

På initiativ av servicenämndens ordförande och vice ordförande föreslår serviceförvaltningen att den tidigare fastslagna starttiden för servicenämndens sammanträden 2023 ändras från klockan 9:00 till klockan 11:00.

Datum och plats för sammanträdena föreslås vara oförändrade från nämndens beslut den 20:e december 2022 och framgår i serviceförvaltningens förslag.

I syfte att ge nya ledamöter och ersättare i servicenämnden en introduktion i det politiska uppdraget och serviceförvaltningens verksamheter föreslår serviceförvaltningen en introduktionsdag för servicenämnden i samband med sammanträdet i februari.

Under introduktionsdagen kommer serviceförvaltningen att ge en presentation av dess verksamhet och stadsledningskontorets juridiska avdelning kommer att hålla en grundutbildning i grundläggande juridik för nyvalda nämnder.

Introduktionsdagen föreslås hållas i serviceförvaltningens lokaler på Palmfeltsvägen 5 mellan klockan 09:00 och 16:00.

Arvode för introduktionsdagen utgår i enlighet med Stockholms stads regler om arvoden m.m. för kommunala förtroendeuppdrag.