Möte 2020-01-15

Delegationsbeslut ska enligt kommunallagen anmälas till nämnden. I detta ärende anmäls beslut som har fattats under perioden 1 maj – 31 augusti 2019 enligt bifogad förteckning daterad 6 november 2019.

Förteckningen avser avtal, personalärenden, resor i tjänsten och utlämnande av allmän handling med mera i enlighet med de delegationsordningar som fastställdes av kommunstyrelsen den 6 mars 2019.

Under slutet av 2017 och 2018 har utredningen gällande projekt Ugglevikens reservoar återupptagits och drivits vidare. En fördjupad förstudie är framtagen som visar ett relativt detaljerat förslag på den färdiga anläggningen och hur genomförandet kan gå till.

Projektets mål är att bygga en ny reservoar på platsen där befintlig reservoar står. Baserat på den utredning som gjorts bedöms att ett inriktningsbeslut bör fattas på den indikativa projektkostnad som redovisas i bilaga 1. Styrelsen för Stockholm Vatten AB har beslutat om 75 mnkr för framtagande av underlag inför genomförandebeslut.

Remissmaterialet består av flera publikationer, varav huvuddokumentet är Handbok –För dig som ska medverka vid planering för storskalig utrymning. Handboken beskriver teoretisk bakgrund och praktiska frågeställningar och råd vid planering av utrymning.

Konkreta råd ges för följande punkter: förbereda, tidig förvarning, besluta, informera, utrymma, ta emot, återflytta.

Publikationen Planeringsstöd – Storskalig utrymning ingår också i remissmaterialet och syftar till att underlätta uppbyggandet av en förmåga till storskalig utrymning och därefter vara ett stöd att behålla denna förmåga. Sist, en checklista finns i remissmaterialet som ska ge stöd för framtagande av egna checklistor.

Remissen har besvarats med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, då staden inte hunnit svara innan remisstiden gått ut den 2 december 2019..

Utifrån kommunfullmäktiges budget upprättar respektive nämnd en verksamhetsplan för kommande år.

Sissela Nordling Blanco (Fi) anför i en motion till kommunfullmäktige att staden har ett ansvar för att inte bidra till konflikter och våld i världen. Detta regleras till viss del idag, exempelvis i stadens finansieringspolicy där det anges att staden i sina externa finansiella placeringar ska sträva efter att vara en ansvarsfull placerare. I motionen anförs dock att det finns luckor i stadens styrdokument vilket bland annat illustrerades av att Stockholmsmässan, där stadens är majoritetsägare, i Älvsjö i maj 2019 huserade en av världens största vapenmässor. Mot bakgrund därav bör Stockholms stad ta fram etiska riktlinjer för att förhindra att något liknande sker igen. Med anledning av detta föreslår motionären att kommunfullmäktige beslutar om införa etiska riktlinjer som förhindrar staden och dess bolag att hyra ut sina lokaler till aktörer och evenemang som syftar till marknadsföring och försäljning av vapen.

I staden finns ett generellt (stadsgemensamt) gallringsbeslut för personal- och löneadministrativa handlingar (beslut Stockholm stadsarkiv 2011:09) som reglerar att ansökningshandlingar till en utlyst tjänst ska gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från personer som fått en anställning i staden är undantagna denna gallring. Dessa ansökningshandlingar ska förvaras i den anställdes personalakt och bevaras på papper. Ansvaret för att se till att ansökan läggs i personalakten ligger på den myndighet (förvaltning) i staden som har anställt personen. Detta framgår i den PM från stadens personalstrategiska avdelning på stadsledningskontoret och stadsarkivet som upprättades 2017-10-23 och senare reviderades 2018-06-25. Denna PM ersatte i sin helhet Cirkulär 2/2007 som därmed upphörde att gälla.



JO:s begäran om utredning och yttrande

Kommunstyrelsen uppmanas av JO att göra en utredning och yttra sig. I yttrandet ska särskilt följande frågor besvaras:



Hur och var har de ansökningshandlingar som kommit in till staden under åren 2014-2016 förvarats?



Ansökningshandlingar som kommit in till staden under åren 2014-2016 har initialt förvarats i rekryteringsverktyget Jobb i stan till och med december 2016. Under december 2016-januari 2017 levererades annonser och därmed vidhängande ansökningar under åren 2014-2016 till stadens gemensamma e-arkiv hos stadsarkivet för mellanlagring. Anledning till mellanlagringen är att sökanden har rätt att enligt diskrimineringslagen framställa skadeståndsanspråk för påstådd diskriminering i samband med rekrytering. Den yttersta preskriptionstiden för detta är två år. Detta var det enda syftet för att spara dessa handlingar i stadens e-arkiv hos Stadsarkivet under en begränsad tid. Syftet har aldrig varit att ersätta det som på papper ska arkiveras i personalakten.

Enligt stadens rutin för hantering och förvaring av personalhandlingar, ska en ansökan för anställd person skrivas ut på papper och läggas i personalakten. Det finns inga anvisningar som säger att ansökan för den som fått tjänsten ska bevaras digitalt via Jobb i stan.





Har handlingarna funnits i fysisk form eller har de lagrats digitalt?



Ansökningshandlingar för anställda har funnits både i pappersform och i digital from medan ansökningshandlingar för ej anställda endast har funnits i digital form. Den digitala ansökan för anställda ansågs vara en kopia och den handling som ansågs vara original och den som ska bevaras var den utskrivna ansökan som förvarades på papper i respektive personalakt. Ansökningar från personer som inte anställts gallras efter 2 år enligt stadens generella gallringsbeslut fattat av Stadsarkivet SSA 2011:09





Redogör för rekryteringsverktyget Jobb i stan och Stockholms stads e-arkiv.



Rekryteringsverktyget Jobb i stan infördes 2009 och användes till och med oktober 2016. I oktober 2016 byttes systemet ut till ett nytt system. Inga handlingar fördes automatiskt över till det nya systemet. Pågående ärenden fördes över manuellt. Handlingar i systemet var annonser samt ansökningar till lediga tjänster. Ansökningar kan ha funnits i fysisk form eftersom en del sökanden skickade in ansökningar via post. Dessa har då i huvudsak registrerats i systemet i efterhand.

Ett inte obetydligt antal tillsättningar sker varje år utan att rekryteringsverktyget använts. Det kan gälla vid direktinplaceringar, omorganisationer, omplaceringar eller att någon har tillsvidareanställts/konverterats enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS). Tillsättningar av förvaltnings- eller bolagschefer sker inte genom rekryteringsverktyget då det i allmänhet sker genom s.k. search eller genom upphandlat rekryteringsföretag.

e-arkiv Stockholm är stadens gemensamma lösning för arkivering av digitala handlingar i Stockholms stad. Stadens e-arkiv togs i drift år 2010 och systemet förvaltas och vidareutvecklas av Stadsarkivet. I systemet förvaras idag en stor mängd olika handlingar som under åren har levererats från stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Leveranser till e-arkivet sker både genom nytillkomna anslutningar och genom återkommande leveranser, t ex årligen.





Vilka handlingar finns där?



I Jobb i stan lagrades inkomna handlingar som inkommer vid en rekrytering, t ex ansökan, personligt brev och CV. I verktyget fanns också annonstexter till utlysta tjänster. Från verktyget kunde man ta ut en lista över samtliga som har sökt en viss tjänst. Man kunde också ta ut statistiska rapporter. Samtliga av dessa handlingar levererades till stadens e-arkiv hos Stadsarkivet i samband med att verktyget Jobb i stan skulle avvecklas 2016 och ersättas av ett nytt verktyg, Jobba i stan.





Vem förvarar dessa?



Ansvaret för att förvalta rekryteringsverktyget Jobb i stan låg på Stadsledningskontoret i form av systemförvaltare för systemet. Stadsledningskontoret hade också ett uttalat arkivansvar för Jobb i stan enligt Stadsarkivets arkivmyndighetsbeslut SSA 2018:18 (och enligt tidigare beslut SSA 2016:22 och SSA 2011:01). Under tiden som handlingarna förvarades i Jobb i stan låg ansvaret på Stadsledningskontoret, men i samband med leveransen till e-arkivet överlämnades handlingarna till arkivmyndigheten och ansvaret för de levererade handlingarna gick då över till stadsarkivet. För data i systemet svarar varje rekryterande förvaltning eller bolag

Gallring i rekryteringssystemet görs normalt i flera steg. Systemleverantör gallrar rekryteringsverktyget på uppdrag av systemförvaltare på stadsledningskontoret. Gallringen görs varje månad 30 månader efter att ansökningshandlingar kommit in. I det gamla systemet Jobb i stan gallrades ingenting innan systembyte. Vid systembytet gallrades allt innan 2014.

Bland de handlingar som levererades från systemet till mellanlagringen fanns både handlingar som skulle bevaras och handlingar som skulle gallras, se bild:







Att de gallringsbara handlingarna (de två översta raderna ovan) ingick i leveransen berodde på att gallringsfristen ännu inte hade uppnåtts och att handlingarna behövde finnas kvar till dess att gallringsfristen hade gått ut. Stadsarkivet åtog sig att verkställa gallringen – i rollen som systemförvaltare av e-arkivet – vid tidsfristens utgång, enligt den leveransöverenskommelse som upprättades mellan stadsledningskontoret och Stadsarkivet. De gallringsbara handlingarna levererades alltså inte till e-arkivet i syftet att bevaras där i digital form. Ansökningshandlingarna hade aldrig levererats till e-arkivet om inte Jobb i stan hade avvecklats, utan hade då funnits kvar i systemet hos Stadsledningskontoret och gallrats därifrån efter att gallringsfristen på 2 år hade gått ut. Ansökningshandlingar som inkommit under de första åren som Jobb i stan hade varit i bruk (2009-2013) hade i samband med systembytet redan gallrats av stadsledningskontoret enligt gällande gallringsfrist (2 år) som är reglerad i stadens generella gallringsbeslut SSA 2011:09.

I e-arkivet lagrades i detta fall data som en mellanlagring enbart för att staden bytte system så att sökande kunde invända mot en tillsättning utifrån diskrimineringslagen. Mellanlagringen avsåg annonser och där tillhörande ansökningshandlingar år 2014-2016. Normalt mellanlagras ingenting i e-arkivet från rekryteringsverktyget. Det som slutligt lagras i e-arkivet är för forskningssyfte, annonstext, namn på sökande, statistik såsom antal annonserade tjänster per år. Nu skickas detta från källsystemet flera gånger per år, efter att preskriptionsfristen enligt diskrimineringslagen upphört, så att staden inte lagrar personuppgifter längre än vi behöver i enlighet med dataskyddsförordningen.





Har ansökningshandlingar som kommit in till Stockholms stad under åren 2014-2016 gallrats och i så fall när genomfördes gallringen?



4 600 ansökningshandlingar avseende 2014 gallrades den 4 september 2018, 6 335 ansökningshandlingar avseende 2015 gallrades den 17 december 2018

Innan gallringen verkställdes gick Stadsarkivet ut med tydlig information till stadens förvaltningar om att gallring skulle ske och när det skulle ske. Stadsarkivet informerade även om varför gallringen skulle ske, då vissa förvaltningar ifrågasatte detta. Enligt gällande gallringsfrist skulle ansökningshandlingarna från 2014 egentligen gallrats i december 2017, men efter önskemål från ett antal förvaltningar sköts gallringen upp, för att möjliggöra en komplettering av förvaltningarnas personalakter där det saknades en ansökan på grund av bristande rutiner.

Gallringen omfattade samtliga handlingar i e-arkivet vars gallringsfrist hade uppnåtts. Enligt gällande regelverk för bevarande och gallring och stadens rutin för hantering och förvaring av personalhandlingar, var samtliga ansökningshandlingar gallringsbara – även de som rörde personer som anställts eftersom originalhandlingen ska förvaras på papper i personalakten och den digitala handlingen endast är en kopia.

Ansökningshandlingar som inkom till staden år 2016 har ännu inte gallrats. Gallringen är planerad att verkställas den 12 december 2019 men denna gallring kommer att pausas under pågående utredning.



Har gallringen avsett även ansökningshandlingar för personer som anställts?



Ja, gallring kan ha skett även för ansökningshandlingar för personer som anställts.





Hur många handlingar rör det sig uppskattningsvis om i så fall?



Totalt sett har mellan 15 000-18 000 anställningar gjorts. Det går inte med säkerhet att säga vilka som eventuellt saknas utan att gå igenom samtliga personalakter för dem som anställts perioden 2014-2016 och stämma av varje anställning mot rekryteringsverktyget. Därefter behöver det utredas om anställningen har gjort genom direktinplaceringar, omorgansationer, omplaceringar eller att någon har tillsvidareanställts/konverterats enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS). Jobb i stan innehöll felkällor såtillvida att alla rekryteringar inte har avslutats ”på rätt sätt”, det vill säga det framgår inte vem som erhållit erbjudande om anställning och sedan blivit anställd. Därutöver är det många som har slutat sin tjänst under tidsperioden, varför dessa personalakter redan är arkiverade. Eftersom gallring har skett avseende 2014 och 2015 rörande sammanlagt 10 935 anställningar och alla berörda förvaltningar inte har bristande rutiner rörande ansökningshandlingar bedöms antalet med stor sannolikhet vara avsevärt lägre.





Om handlingarna inte har gallrats, kommer det att ske och i så fall när?

Handlingar avseende 2014 och 2015 är gallrade. Avseende 2016 planerades gallringen till den 12 december 2019 men denna gallring har pausats i avvaktan på utredning.





Vilket är det rättsliga stödet för gallringen?



När beslut om gallring fattas tas hänsyn till tillämplig lagstiftning. I detta fall dataskyddsförordningen och diskrimineringslagstiftningen.

Enligt 10 § arkivlagen (1990:782) får allmänna handlingar gallras. Enligt 4 § arkivlagen framgår att varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar. I 6 § arkivlagen framgår att verkställande av föreskriven gallring är en del av denna arkivvård.

I stadens arkivregler som beslutades av kommunfullmäktige 14 december 2015 (Kfs 2015:27) fastställs att arkivmyndigheten fattar beslut om gallring (5 kap 2 §).

8 § arkivlagen anger att kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om inte kommunfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. I Stockholms stad har kommunfullmäktige utsett kulturnämnden till arkivmyndighet och Stadsarkivet är dess verkställande förvaltning.

I egenskap av arkivmyndighet har Stadsarkivet beslutat om bevarande och gallring av personal- och löneadministrativa handlingar i Stockholms stad och detta beskrivs i beslut SSA 2011:09. Enligt 4 § 5 kap arkivregler i Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska handlingar för vilka gallringsfristen löpt ut förstöras utan dröjsmål.

När gallringen av ansökningshandlingarna verkställdes av Stadsarkivet följde arkivmyndigheten således endast det fastställda regelverket.

De ansökningshandlingar som gällde personer som anställts av staden och som lagrades i e-arkivet likställs med digitala kopior på de pappersoriginal som ska förvaras i personalakten, varför gallringen av dessa utgjorde en rensning av kopior och inte en gallring. Att ansökningshandlingar saknades i ett antal av de anställdas personalakter, är en följd av att dessa förvaltningar inte har följt stadens framtagna rutiner.





Vem beslutar att gallring ska ske och hur genomförs gallringen i praktiken?



Gallringsbeslut fattas av Stadsarkivets förvaltningschef (stadsarkivarien) på delegation av kulturnämnden som är arkivmyndighet i Stockholms stad. Beslut om att gallringen av ansökningshandlingarna skulle verkställas togs av Stadsarkivets förvaltningschef i samråd med ansvariga för arkivvården i Stockholms stads e-arkiv, e-arkivets objektägare tillika avdelningschef samt Stadsarkivets tillsynsverksamhet och var en konsekvens av att gallringen var föreskriven i gallringsbeslut SSA 2011:09.





Sker gallringen per automatik vid en viss tidpunkt, eller görs det manuellt? Vem utför i så fall gallringen och när sker detta?



Gallring i e-arkivet sker manuellt efter uppställda gallringsregler som sätts upp enligt gällande gallringsbeslut. Gallringen verkställdes av en medarbetare inom e-arkivets förvaltning i sin roll som ansvarig för e-arkivets arkivvårdsprocess. Gallring har skett vid två tillfällen så här långt, 2014 års ansökningshandlingar gallrades den 4 september 2018 och 2015 års ansökningshandlingar gallrades den 17 december 2018.

Inför verkställande av gallring av de ansökningar som levererats till e-arkivet gick stadsarkivet ut med information till stadens förvaltningar att gallring skulle göras. Att ett utskick om detta gjordes berodde på att stadsarkivet genom Mikael Baugus (som vid denna tid utgjorde del av stadsdelsförvaltningarnas centrala arkivariefunktion placerad vid Södermalms stadsdelsförvaltning) hade fått indikationer på att några förvaltningar inte hade följt stadens rutin att skriva ut ansökan för den anställde och lägga den i personalakten. Mikael Baugus hade dessförinnan på eget initiativ tagit kontakt med arkivarier vid stadens övriga stadsdelsförvaltningar samt utbildningsförvaltningen och frågat om de hade följt stadens rutin gällande vilka handlingar som ska bevaras i personalakten och fått in svar från några förvaltningar att de var osäkra på detta. Han tog då kontakt med stadsarkivet och stadsarkivet ville därför ytterligare informera om förestående gallring så att förvaltningarna skulle få en möjlighet att kontrollera att personalakterna var kompletta.

Efter detta besked beslutade stadsarkivet att skjuta på gallringen fram till den 15 maj 2018. Detta datum sattes utifrån att stadsarkivet vill få gallringen genomförd innan dataskyddsförordningen trädde i kraft den 25 maj 2018. Stadsarkivet gjorde ett utskick om den senarelagda gallringen till stadens förvaltningar den 20 december 2017.





Är det möjligt att vid gallringen skilja mellan ansökningshandlingar från personer som inte anställts av staden och anställningshandlingar från personer som anställts? Hade anställningshandlingar från anställda kunnat bevaras och övriga anställningshandlingar gallras?



Nej, det är inte möjligt, utan att veta vilka personer som hade anställts under den tidsperioden. Ansökningshandlingarna i e-arkivet är inte sorterade eller särredovisade efter vilka som anställts och vilka som inte anställts.

Ansökningshandlingarna i e-arkivet är sorterade under respektive annons som upprättats i de olika rekryteringarna under respektive år. Till varje annonsrubrik finns en annonstext, en lista över alla sökande samt ansökningshandlingar. Annonserna är kopplade till arbetsgivaren ”Stockholm”, vilket gjorde att det inte var möjligt att filtrera annonser och rekryteringar efter vilken förvaltning som hade gjort rekryteringen. Det är heller inte möjligt att filtrera sökningen utifrån yrke eller typ av tjänst, eftersom systemet Jobb i stan tillät rekryteraren att skriva fritext i stor utsträckning och man hade inte använt sig av en standardiserad nomenklatur. Filerna är dessutom inte fritextindexerade, vilket innebär att man inte kan fritextsöka i filernas textinnehåll, sökning kan bara ske på arkivobjektens och filernas namn.

Det är heller inte möjligt att söka på personnummer. Det enda sättet att söka fram en ansökningshandling är att skriva in personnamn och födelsedatum, tack vare att de enskilda arkivobjekten och filerna hade namngetts med dessa metadata. Men för att kunna söka på namn och födelsedatum måste man först veta vilken person man söker efter. För att kunna göra det i det här fallet, behövde man ha en lista över alla de personalakter hos de olika förvaltningarna som behövde kompletteras. Den kunskapen fanns endast hos de anställande förvaltningarna.

I samband med arbetet med att ta fram möjligheter till återsökning fördes kontinuerligt dialog mellan stadsarkivet/e-arkivet, stadsdelsförvaltningarnas centrala arkivariefunktion (Mikael Baugus), en arkivarie på Utbildningsförvaltningen samt systemförvaltare vid personalstrategiska avdelningen på Stadsledningskontoret. Detta skedde i början av 2018. För att underlätta för förvaltningarnas arbete med att söka sina ansökningshandlingar, bistod Stadsarkivet med en beskrivning av hur en sökning av ansökningshandlingarna kunde genomföras via e-arkivets söktjänst på internet och gav även olika söktips.

Sökningen via e-arkivets söktjänst på internet visade sig dock begränsas av den gällande personuppgiftslagstiftningen. För att ytterligare tillmötesgå förvaltningarnas behov planerade därför Stadsarkivet att ge förvaltningarna en temporär behörighet och åtkomst till e-arkivets klient (via inloggning i systemet), som ett komplement till sökningen via söktjänsten på internet. Man tog även fram en instruktion på hur sökningen skulle ske i e-arkivets klient och ordnade också med kopior på de stora excel-filerna som lagrades i e-arkivet som visade en sammanställning över samtliga sökanden och som fungerade som sökingång. I samband med den nya lösningen för återsökning deltog en representant från e-arkivet på en utbildning hos stadsdelsförvaltningarna och visade hur sökningen skulle genomföras.

Med anledning av att det inte var möjligt att urskilja vilka handlingar som rörde anställda, var det inte heller möjligt för Stadsarkivet att endast bevara eller gallra en del av mängden. Alternativen som stod till buds var därför att antingen gallra samtliga ansökningshandlingar eller att bevara samtliga ansökningshandlingar. Som ett exempel kan nämnas en rekrytering av receptionist som hade 269 sökanden och där en person anställdes. I det fallet hade ett bevarande inneburit att staden hade arkiverat 268 ansökningshandlingar utan rättslig grund. Ett bevarande av samtliga ansökningshandlingar i e-arkivet skulle ha stridit mot både gällande gallringsbeslut och mot lagstiftningen rörande behandling av personuppgifter/dataskyddslagstiftningen.





Redogör för arbetet med att rekonstruera personalakterna. Vem initierade arbetet och när påbörjades det? Vem beslutade att arbetet skulle avslutas och när gjordes det?



Initiativet till att rekonstruera personalakter togs på eget initiativ av Mikael Baugus efter kontakt med utbildningsförvaltningens arkivarie. Stadsarkivet beslutade att efter önskemål från Utbildningsförvaltningen senarelägga gallringen av 2014 års ansökningshandlingar till den 2018-05-15 för att under perioden fram till dess ge förvaltningarna möjlighet att eftersöka sina ansökningar som fanns i digital form i e-arkivet, för att skriva ut dessa på papper och lägga till personalakten.

Tillvägagångssättet för att söka fram ansökningarna var dock inte helt enkelt på grund av att handlingarna i leveranslösningen inte att taggats upp med sökbegrepp för att underlätta den här formen av återsökning.

Anledningen till det var att handlingarna inte hade levererats i syfte att bevaras, utan de skulle endast finnas kvar under ett par års tid. Se vidare under frågan ovan för redogörelse av hur återsökning kunde göras.

Stadsdelsförvaltningarna och Utbildningsförvaltningen beräknade att arbetet med att komplettera personalakterna skulle ta mycket resurser i anspråk och pågå under en längre tid. Genom att senarelägga verkställandet av gallringen gavs dessa möjlighet att genomföra arbetet under vintern och våren 2018. Detta beslut fattades den 13 mars 2018 i samråd mellan stadsarkivets tillsynsverksamhet, e-arkivet och utbildningsförvaltningens arkivarie och dokumenterades i en tjänsteanteckning på stadsarkivet den 14 mars 2018. Ingen av personalfunktionerna vid de berörda förvaltningarna har varit med i bedömningen om eftersökningsinsatsen kunde göras och eventuella saknade handlingar i personalakterna kunde tas fram.

Beslutet att avsluta arbetet togs av personaldirektör Anita Lidberg efter samråd med förvaltningschefen vid stadsarkivet (stadsarkivarien) Lennart Ploom. Detta beslut togs den 5 april 2018 och kommunicerades till berörda både i mail och muntligen samt antecknades i protokoll vid personalchefsmöte den 17 maj 2018.





Vilka var skälen till detta?



Stadens personaldirektör hade hittills inte varit inblandad i diskussionen kring arbetet med att komplettera de eventuella bristerna i personalakterna och kände inte till att arbetet pågick.

Detta efter att ha fått frågor från HR-funktionerna vid ett flertal stadsdelsförvaltningar som uttryckt att de inte hade vare sig resurser eller tid att gå igenom samtliga personalakter som upprättats under åren 2014-2016. Det rör sig om upp mot 22 000 personalakter, mellan 15 000-18 000 som beräknades finnas i rekryteringsverktyget och uppskattningsvis cirka 4 000 som anställts av andra skäl. Hur många av dessa anställda som dessutom har slutat sin anställning eller bytt anställning till annan förvaltning gjorde arbetet oöverblickbart. En bedömning gjordes att samtliga personalakter måste gås igenom eftersom det inte finns något sätt att särskilja dem som anställts 2014-2016 via rekryteringsverktyget och dem som anställts på annat sätt. Vidare gjordes bedömningen att den eventuella informationsförlusten var ringa i relation till nedlagda resurser Samtliga personalakter innehåller anställningsbeslut och/eller anställningsavtal vilket bidrar till bedömningen att informationsförlusten är ringa.

Genom svaren på de ställda frågorna har stadsledningskontoret företagit den utredning med redogörelse för hantering och bedömning som JO efterfrågat. Som framgår av svaren har vissa av stadens förvaltningar inte följt hanteringen av ansökningshandlingar korrekt. Skälen och bedömningen till att arbetet med att rekonstruera personalakter avslutades har noggrant redovisats ovan. En planerad gallring av ansökningshandlingar inkomna till staden under 2016 har som nämnts ovan pausats.

Vad gäller nuvarande rekryteringsverktyg ”Jobba i stan” förvaras ansökningshandlingar även där. För att säkerställa en korrekt hantering framöver har personalstrategiska avdelningen kontinuerliga kontakter med förvaltningarnas HR-funktioner, och Stadsarkivet med förvaltningarnas arkivansvariga, och informerar om hur personalhandlingar ska hanteras och gällande gallringsbeslut. Information gällande hur personalhandlingar ska hanteras inom staden har lagt ut på samarbetsyta som samtliga HR-medarbetare har tillgång till och frågan tas upp kontinuerligt på personalchefsmöten.

I en skrivelse till kommunstyrelsen från Olle Burell (S) framförs att Stockholm har minst antal idrottsanläggningar per capita av alla Sveriges kommuner. Han menar att situationen riskerar att förvärras då antalet idrottsanläggningar kan minska på grund av bristande medel till underhåll för befintliga anläggningar.

I skrivelsen föreslås att kommunstyrelsen ska besluta att ge stadsledningskontoret i uppdrag att återkomma med ett reviderat budgetförslag för fastighetsnämnden där nödvändiga idrottsinvesteringar säkerställs.

I en skrivelse från Emilia Bjuggren (S) till kommunstyrelsen framförs en oro för att mål 11 inom Agenda 2030 att ”senast 2030 säkerställa tillgång för alla till fullgoda, säkra och ekonomiskt överkomliga bostäder och grundläggande tjänster samt rusta upp slumområden” riskerar att inte uppfyllas om beståndsförsäljningar av allmännyttans bostäder genomförs. Vidare framförs att nuvarande majoritets bostadspolitik inte är förenlig med Agenda 2030 och att Socialdemokraterna motsätter sig ytterligare beståndsförsäljningar och ombildningar.

I skrivelsen föreslås att kommunstyrelsen ska besluta att Stockholms stad, vid eventuella försäljningar av allmännyttans fastigheter, genom direktiv eller anvisningar, säkerställer att inga försäljningar får ske till aktörer som tillämpar renovräkningar och att eventuella köpare ska förbinda sig till en långsiktigt hållbar fastighetsförvaltning i enlighet med målsättningarna inom Agenda 2030.

Stockholms stad har en lång historik av att tillämpa Skolverkets underlag till maxtaxan inom pedagogiska verksamheter.

Beslut om 2020 års nya avgiftsnivåer för förskola, fritidshem och omsorg på obekväm arbetstid behöver beslutas i ett separat ärende av kommunfullmäktige 27 januari 2020 för att kunna börja gälla 1 februari 2020.

Stadsledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att nya avgiftsnivåer för Stockholm stads verksamheter inom förskola, fritidshem och omsorg på obekväm arbetstid, oavsett regiform, fastställs och börjar gälla från och med 1 februari 2020.

Trafiknämnden har beslutat om förslag till revidering av taxa för upplåtelse av offentlig plats. Trafiknämnden föreslår att taxan ges en ny benämning där det framgår att den avser upplåtelser med polistillstånd. Därmed förstås att taxan inte gäller upplåtelser med arrende.

Trafiknämnden föreslår att vid avgiftsbestämning för en upplåtelse ska principen att ansökan hänföras till en av kategorierna under en rubrik ändras, så att en ansökan kan omfatta flera kategorier under en rubrik. Nämnden uppger att ändringen kommer att innebära en effektivare handläggning och bättre service till den som söker tillstånd.

Nämnden föreslår ett flertal justeringar avseende kategoriindelning och avgiftssättning, bland annat föreslås att avgifterna för upplåtelser med huvudsyfte Reklam höjs till att motsvara vad nämnden bedömer som användarens nytta av platsen. Vidare föreslås maxavgiften per dygn för evenemang i zon D (främst ytterstadsområden) sänkas från 9 205 till 700 kronor per kvadratmeter, i syfte att avspegla föreningslivets betalningsförmåga. Inom kategorin Båtområden föreslås avgiften halveras för byggnader vid fritidsbåtsområden i zonerna C och D. Förslaget motiveras av att nyttjarens fördel av platsen anses vara lägre än i de mer centralt belägna zonerna A och B.

Regeringen beslutade den 18 december 2017 att uppdra till en särskild utredare att utreda hur styrningen av hälso- och sjukvården bättre kan främja en jämlik och behovsbaserad vård (direktiv 2017:128). Docenten Göran Stiernstedt förordnades den 1 januari 2018 som särskild utredare för Styrning för en mer jämlik vård. Analysen ska omfatta styrsystemen inom hälso- och sjukvården som helhet, regionernas ersättningssystem, vårdvalssystemen, användandet av inhyrd personal, tillståndsprövning inom hälso- och sjukvården samt socioekonomiska skillnader i vårdkonsumtion. I mars 2018 fick den särskilde utredaren ett tilläggsuppdrag att analysera hur ett långsiktigt hållbart system för så kallade nätdoktorer kan skapas, med beaktande av principen om behovsstyrd vård.

Digifysiskt vårdval – Tillgänglig primärvård baserad på behov och kontinuitet (SOU 2019:42) är slutbetänkandet av utredningen ”Styrning för en mer jämlik vård” (S 2017:08). Utredningen har främst avgränsat sina analyser till primärvården och fokuserat på att stärka förutsättningarna för måluppfyllelse enligt hälso- och sjukvårdslagen.

Socialdepartementet har skickat ärendet på remiss till Stockholms stad för yttrande.

Miljö- och hälsoskyddsnämnden fick i kommunfullmäktiges budget för 2018 i uppdrag att intensifiera arbetet med att undersöka vilka källor som lokalt orsakar spridning av mikroplaster och i samråd med berörda nämnder ta fram en handlingsplan för att minska spridningen av mikroplaster.

Förslaget har tagits fram av en styrgrupp med representanter från exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, trafiknämnden samt Stockholm Vatten och Avfall AB. En arbetsgrupp samt referensgrupper med aktörer inom och utanför staden har bidragit i framtagandet.

Förslag till handlingsplan för minskad spridning av mikroplast 2019-2024 antogs av miljö- och hälsoskyddsnämnden den 23 april 2019 och nämnden har hemställt till kommunfullmäktige för godkännande.

Mikroplast är ett samlingsbegrepp för mycket små plastpartiklar. Mikroplast kategoriseras ofta som primär eller sekundär plast, där primär mikroplast är avsiktligt producerade partiklar, exempelvis plastpellets, skrubbmaterial i kosmetiska produkter, rengöringsmedel och läkemedel. Granulat som används som ifyllnadsmaterial i konstgräsplaner ingår även i kategorin primär mikroplast. Sekundär mikroplast bildas oavsiktligt när större plast bryts ner eller sönderdelas, till exempel i samband med nedskräpning, däckslitage, vägmarkeringsfärg eller tvätt av syntetiska kläder.

Handlingsplanen huvudsakliga fokus är de åtgärder som presenteras och som ska syfta till att minska källornas uppkomst eller hindra vidare spridning av redan uppkommen mikroplast.

De sammanlagt otalt 50 åtgärder som föreslås i handlingsplanen är indelade i 13 åtgärdsområden som har tagits fram utifrån stadens huvudsakliga källor till utsläpp av mikroplast samt utifrån de mest förekommande spridningsvägarna. Under varje åtgärd anges när denna ska vara utförd samt vilka nämnder, bolagsstyrelser eller funktioner som ansvarar för dess genomförande. Ett antal åtgärder ska utföras kontinuerligt och där anges istället från vilket år som åtgärderna ska börja utföras. Av de föreslagna åtgärderna är 19 direkta, 23 kunskapshöjande och åtta är av utbildande karaktär. De föreslag till åtgärder har en rad synergieffekter med andra mål inom staden - en minskad spridning av mikroplaster kan exempelvis bidra till en minskad spridning av farliga ämnen i enlighet med målet om ett Giftfritt Stockholm 2030 samt att en minskad plastanvändning kan leda till att minskade mängder förbränns, vilket är i enlighet med målet om ett fossilbränslefritt Stockholm 2040.

Förslaget till handlingsplan för minskad spridning av mikroplast föreslås gälla 2020-2024. Uppföljning av handlingsplanen föreslås ske i samband med uppföljningen av Miljöprogram för Stockholms stad, där miljö- och hälsoskyddsnämnden utifrån sin sakkunskap på området föreslås stödja stadsledningskontoret i uppföljningen.

Fartyg i internationell trafik är skyldiga att ha giltiga intyg, saneringsintyg, som intygar att fartyget är fritt från smittsamma ämnen och andra ämnen som kan utgöra ett internationellt hot mot människors hälsa. I Sverige utfärdas dessa saneringsintyg av 53 kommuner, vilka utses av Folkhälsomyndigheten och regleras i myndighetens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2015:8) om skydd mot internationella hot mot människors hälsa.

I syfte att kvalitetssäkra och effektivisera processen har Folkhälsomyndigheten utrett om antalet kommuner bör ändras, och föreslår nu en revidering av föreskriften där antalet kommuner som får utfärda saneringsintyg minskas till 33. Denna ändring genomförs med övergångsbestämmelser under 2 år för att berörda aktörer ska få tid att ställa om sin verksamhet. Utöver ändringarna i antalet kommuner med utfärdanderätt föreslås även en rad andra ändringar. Dessa är förenklingar, strykningar av återgiven lagtext eller på annat sätt redaktionella ändringar.

En remiss har inkommit till Stockholms stad från Infrastrukturdepartementet gällande en uppdatering av förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor. Förordningen innefattar bestämmelser om miljö- och trafiksäkerhetskrav för statliga myndigheters inköp, leasing och användning av bilar samt för upphandling av bilhyra och taxiresor. Förordningens syfte är att främja användningen av miljöanpassade och trafiksäkra bilar.